Conheça os objetivos do seu evento
Para realizar um evento de sucesso, primeiro você precisa saber como o sucesso será medido.
O que a liderança espera deste evento? Que características farão com que todos concordem que o evento foi um sucesso?
Os eventos corporativos geralmente se concentram em um objetivo principal, que pode ser:
- Mudar a percepção dos clientes
- Criar um vínculo mais forte de equipe
- Motivar o pessoal de vendas e outros funcionários
- Entreter os colaboradores
- Planejar o próximo ano
- Treinar novos funcionários
- Criar oportunidades para cobertura da imprensa ou mídia social
- Apoiar as atividades de marketing
- Criar entusiasmo por um novo produto ou iniciativa
Crie um plano!
Depois de decidir o objetivo principal do seu evento, você pode começar a planejar. Mesmo se você estiver contratando uma empresa organizadora de eventos, crie um breve plano que descreva as informações mais importantes sobre o evento:
- Metas e objetivos do evento
- Mensagem(ns) que você deseja compartilhar
- Público e número de participantes
- Formato e tema do evento
- Orçamento do evento
- ROI esperado (e métricas relevantes para medir)
Detalhes como localização do evento, tecnologia, fornecedores, alimentos e bebidas, entretenimento e outras logísticas podem ser deixados de fora deste plano inicial. A empresa que você contratar se encarregará de muitas dessas coisas.
Defina funções e responsabilidades
Embora a empresa organizadora lide com muitos detalhes, eles provavelmente recorrerão a você para algumas coisas.
Pergunte o que eles precisarão de você e defina quais pessoas e departamentos estarão envolvidos e entenda que você será (ou designará ) a ponte entre todas as partes envolvidas, inclusive chefias.
Alguém deve ser o responsável por acompanhar, orientar e comunicar o progresso geral do evento.
Deixe certas coisas para os profissionais!
A realidade é que você contratou uma empresa por um motivo.
Embora possa ser difícil, você precisa confiar na equipe de planejamento para lidar com os detalhes que você não assumiu. Isso pode ser difícil quando você sabe que a responsabilidade pelo evento recai sobre você, mas se você microgerenciar ou tentar se envolver demais, a empresa organizadora podera deixar de fazer seu trabalho. Portanto, respire fundo e concentre-se no quadro geral.
Tenha um sistema de gerenciamento de projetos
Com muitas pessoas trabalhando em seu evento corporativo, é importante ter um lugar onde todos possam buscar respostas.
Garanta que haja algum lugar onde você possa acessar os detalhes do evento – seja acessando o sistema do planejador, seja usando seu próprio sistema interno, com acesso para qualquer pessoa que precise.
Ter um lugar para todos os documentos e bens relacionados ao evento vai te poupar muita dor de cabeça.
Mantenha sua função no dia do evento
Não assuma muitas tarefas de última hora que te prenderão no dia do evento. Nada de buscar pessoas no aeroporto ou fazer o check-in dos participantes no registro.
Como responsável interno do evento, você precisa estar disponível para quaisquer problemas ou obstáculos de última hora.
Quando o fornecedor está preso no trânsito ou precisam saber aonde montar, sua equipe recorrerá a você. Certifique-se de estar disponível para todos os envolvidos no evento internamente, bem como para a equipe externa que você contratou, para que você possa proporcionar uma experiência perfeita e inspiradora para todos os participantes.
Não termina quando acaba!
Durante o evento, várias solicitações surgirão, motivadas pela interação com clientes, convidados, palestrantes.
Conteúdo de palestras, amostras de produtos, portfolio, orçamento, cadastro, agradecimentos, feedbacks.. Ações pós eventos precisam e devem ser administradas e previstas, com pessoas encarregadas de coletar e tratar devidamente os diferentes outputs.
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adaptado de www.socialtables.com